内部統制基本方針について

生活協同組合パルシステム茨城内部統制基本方針

生活協同組合パルシステム茨城(以下、「組合」という)は、『一人ひとりの愛と自立した協同の力で心豊かなくらしの創造と誰もが公平に生きつづけられる社会をめざします』を理念とし、その実現に向け、組合員のさまざまな「くらし課題解決」機能としての力量向上をめざします。
この実現のためには、役職員が一体となり、高い倫理観と秩序ある行動により、リスクを管理・コントロールし、組織機能を有効かつ効率的に発揮できるよう体制の整備と運用が必要不可欠であり、さらに強化していかなければなりません。
よって、以下のとおり内部統制システム構築に関する基本方針を定め、体制整備に努めます。

1.理事及び職員の職務の執行が、法令及び定款などに適合することを確保する為の体制

(1)法令、定款及び諸規程等を遵守する為に「パルシステム茨城行動規範」に基づき、生協人としてばかりでなく、社会人としての倫理観と社会規範に沿った責任ある事業活動ができる組織風土つくりを推進していきます。

(2)「内部統制委員会」を専務理事のもとに設置し、継続したコンプライアンスの推進及び体制の整備を図ります。

(3)「内部統制委員会」で、子会社を含めたコンプライアンスに関する情報の共有化を図るとともに、役職員に対する教育、啓発を継続的に行います。

(4)法令、定款、諸規程等の違反行為等に関する適切な対応をする為に「コンプライアンス相談窓口運用管理基準」に基づき、子会社を含めた相談窓口を設置し、すみやかに調査と是正を行う体制を推進します。又、本人及び協力者に対して相談を理由とした不利益な取扱いは行いません。

(5)内部監査部署は、内部監査規程に基づき、生協の事業運営が法令・定款及び諸規程に則った運営になっているか、適宜必要な監査を実施します。

(6)社会からの信頼に資するため「公認会計士監査規約」に基づき、公認会計士又は監査法人による会計監査を受け、その監査報告書を総代会に開示します。

(7)反社会的勢力との取引を遮断するため、教育・契約書類の改定、必要な体制整備をすすめます。

2.理事の職務の執行に関わる情報の保存及び管理に関する体制

(1)理事会その他重要な会議の意思決定にかかわる情報は、法令、定款及び関連諸規程の定めに従い議事録を作成し、保管方法を明確にして適切な管理を行います。

(2)「文書管理規程」に基づき、管理対象とする文書の区分、保存期間、保存形態、保存責任部署及び場所を明確にし、関連文書とともに保存します。又、情報開示については、関連規程に基づき適正に運用します。

(3)内部監査部署は、理事の職務の執行に関わる情報の保存及び管理状況について監査を行います。監査を受けた保存管理部署は、その改善の必要がある場合は、すみやかに必要な是正を行います。

3.損失の危険の管理(以下、「リスク管理」という)に関する規程その他の体制

(1)重大な影響を及ぼす可能性のあるリスクに対処する為に「リスク管理規程」を定め、役職員によるリスク管理体制の構築を行います。

(2)「リスク管理規程」に基づき、「内部統制委員会」で、リスクの評価と分析、リスク対策の策定、対策の進捗点検及び是正指示を行い、リスク管理の実効性を確保します。

(3)あらゆるリスクに対処するため「リスク管理運用基準」を制定し、想定しうるリスクの発生防止及び発生したリスクへの対応等にかかわる役職員の役割、責任、権限並びに連絡体制等を明確にし、迅速な対応が執れる体制の周知徹底を図ります。

(4)「個人情報保護規程」に基づき、個人情報の適切な保護と管理を行います。

(5)内部監査部署は、当組合のリスク管理体制について監査を行います。監査を受けた部署は、その改善の必要がある場合は、すみやかに必要な対策を講じます。

4.理事の職務の執行が効率的に行われることを確保する為の体制

(1)「機関運営ガイドライン」に基づき、理事会の役割、権限及び責任を明確にし、効果的で適切な理事会運営を行います。

(2)「理事会規則」に基づき、理事会は理事の職務の執行が効率的に行われるよう業務執行・運営に関する重要事項を審議・決定します。又、専務理事を議長とした経営会議を定期的に開催し、業務執行に関する重要事項を協議します。

(3)「組織政策検討会議規則」に基づき、理事会のもとに「組織政策検討会議」を設置し、あらかじめ、理事会に付議すべき事項、事業戦略にかかわる事項及び政策立案にかかわる事項の論議と課題整理を行い、理事会の論議を深めるとともに効率的な運営に努めます。

(4)各種委員会や、課題に応じた会議体またはプロジェクト等を設置し、事業運営に関する理事の意思決定の効率化と適正化を図ります。

(5)職務を効率的かつ適切に行うために、「業務分掌規程」「業務分掌基準」の整備を行い各部門の職務権限を明らかにして事業執行を行います。

(6)内部監査部署は、当組合の事業活動の効率性及び有効性について監査を行います。監査を受けた部署は、その改善の必要がある場合は、すみやかに必要な対策を講じます。

5.当組合及び子会社等における業務の適正を確保する為の体制

(1)子会社の定款変更、役員の選任、解任及び報酬、その他子会社に関する重要な事項は、あらかじめ関係部署と調整し、経営会議で協議した後、理事会へ報告するものとします。

(2)「子会社管理規程」に基づき、重要な事項の執行を監督し、必要に応じて適切な指導を行い、相互の健全な発展を推進します。

6.監事の監査業務の適正性を確保する為の体制

(1)監事による監査の実効性を高め、監査職務の円滑な遂行を確保する為に「監事監査規則」及び「監事会運営規程」に基づき、監事の職務を補助する監事会事務局を置きます。

(2)監事会事務局を任ぜられた職員は、監事の命を受け、監事会の運営に関する業務及び職務を補助します。

(3)監事会事務局員の人事に関する事項は監事会の同意を得て行います。

(4)監事が監査の実効性ある監査意見を形成する為に、当組合及び当組合子会社等の監査法人監査への立会い、並びに必要な資料、情報の提供を行います。

(5)監事が当組合の重要な意思決定の過程及び重要な業務の執行状況を把握して、実効性のある監査意見を形成する為に、理事会及び当組合の業務の適正を確保する上で、重要な会議への出席の確保、並びに必要な資料、情報の提供に努めます。

7.監事への報告に関する体制

(1)重大な法令、定款違反若しくは不正行為等の事実、または当組合に著しい損害を及ぼす事実が確認されたときは、直ちに当該事実を監事に報告します。

(2)内部統制システムの構築、運用、整備状況に関する内部監査の結果を監事に報告します。

(3)内部統制システムの構築、運用、整備状況について監事から報告や調査が要求されたときは、すみやかにこれに対応します。

2012年 3月 1日制定
2016年 7月 1日施行
生活協同組合パルシステム茨城

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