個人情報保護方針について

生活協同組合パルシステム茨城個人情報保護方針

はじめに

生活協同組合パルシステム茨城(以下、「パルシステム茨城」という。)は、茨城県内の組合員に、食料品・生活用品・その他サービス等の供給活動を通じて、組合員の生活に貢献するための生協です。
この目的を遂行するために、組合員をはじめとする多くの皆様の個人情報を取扱っております。個人情報の安全・確実な管理は、わたしたちに課せられた社会的使命であると認識しております。
パルシステム茨城の事業は、パルシステム生活協同組合連合会及び関係子会社が連携したものであるため、パルシステム茨城として内部統制委員会を通して、次の目的を達成するために継続的に取り組んでいきます。

  • お預かりしている個人情報の管理を強化し、漏洩、滅失または毀損等を発生させないように安全かつ正確な情報管理を行います。
  • お預かりする個人情報の利用目的、管理体制等を公開し、皆様に安心してパルシステム茨城をご利用していただけるようつとめます。

この委員会活動を開始するにあたり、個人情報管理の基本的な枠組みを定めた個人情報保護方針と個人情報保護規程を策定しました。今後は役員をはじめ、生活協同組合パルシステム茨城関係全組織のすべての職員がこれにもとづいて事業を遂行していきます。

1. 個人情報の収集について

1.1 パルシステム茨城が収集する個人情報の種類

パルシステム茨城は、次の種類の個人情報をお預かりします。

(1)パルシステム茨城にご関心を持ち、加入のための資料請求等をされた方の個人情報

(2)パルシステム茨城に加入された方(以後「組合員」とします)の個人情報

(3)組合員のご家族の個人情報(事業・活動において必要がある場合に限る)

(4)パルシステム茨城組合員がギフトサービス発送先等に指定された方の個人情報

(5)パルシステム茨城で働くことに関心を持ち、履歴書等をお送りいただいた方の個人情報

(6)パルシステム茨城で働く役職員の個人情報

(7)その他、生活協同組合パルシステム茨城と関係する方の個人情報

1.2 パルシステム茨城が管理する個人情報の利用目的

パルシステム茨城は、生活協同組合として、商品の供給活動その他を遂行するために次の目的で個人情報を収集・維持・利用します。

(1)資料請求を行ってくださった方の個人情報は、加入のための資料送付・ご連絡の目的に限定し使用します。

(2)組合員の個人情報は、商品の案内、受注及び発送、共済、その他のサービス等の提供目的に限定し使用します。

①よりよい商品・サービスを提供するために、組合員の承諾を得てアンケート調査等を行う場合がありますが、その場合はアンケート発送と回収確認の目的に限定してこれを利用します。
②組合員の利用代金決済の為、引落銀行口座情報等をお預かりします。
③CO・OP共済≪たすけあい≫など、共済契約者情報等をお預かりします。
この情報は、日本コープ共済生活協同組合連合会(以後「コープ共済連」という)に転送し、コープ共済連が契約者管理を行います。この情報は、必要に応じて共済加入・共済金の支払目的に限定して利用されます。
④パルシステムでんきなど、契約者情報等をお預かりします。
この情報は、株式会社パルシステム電力(以後「パルシステム電力」という)に転送し、パルシステム電力が契約者管理を行います。この情報は、必要に応じて契約・料金の支払目的に限定して利用されます。

(3)ギフトサービスをご利用いただいた際の送り先様の個人情報は、当該ギフト発送の目的に限定して利用します。但し、組合員の便宜を図るために、ご承諾を得たうえで、継続的な送り先として登録して頂き、次回以降のギフト申込時に印刷された申込書の準備に利用することがあります。

(4)パルシステム茨城でお預かりした就職希望の方の個人情報は、採用活動の目的に限定して利用します。

(5)パルシステム茨城の役職員の個人情報は、法律上必要な諸手続き、業務連絡、雇用管理を目的として利用します。

(6)その他、パルシステム茨城と関係する方の個人情報につきましても、その利用目的を限定してお預かりします。

1.3 個人情報収集に当たってのお約束

パルシステム茨城は、組合員によりよい商品・サービスを提供するために日々業務の改善を行っております。このため、前項に該当しない個人情報を収集する業務が随時発生することが予想されますが、今後新たに発生する業務において個人情報を収集する際には、収集時に利用目的を御本人様にお伝えし、同意をいただいた方のみ収集することをお約束します。

2. 個人情報の保護について

2.1 個人情報の管理体制について

パルシステム茨城は、お預かりした個人情報の紛失、破壊、改竄、漏洩等を防止するため、個人情報取扱い業務に関する本方針、個人情報保護に関連する規程、基準、手順書等を策定しました。こを遵守するとともに、内部統制委員会活動を通して、管理体制を強化していきます。

2.2 個人情報の委託と第三者提供について

パルシステム茨城が、お預かりした個人情報を第三者の管理下へ移す場合があります。

(1)個人情報処理業務の外部委託に際する個人情報委託
入力、発送用封筒作成等の目的でお預かりした個人情報の処理を外部委託することがあります。この場合、委託先においての管理を確認したうえで媒体の引渡し、回収及び廃棄の管理を行い確実な管理のもとでこれを行います。

(2)サービス紹介業務における個人情報の提供について
パルシステム茨城が組合員に提供するサービスの中には、各種サービスを提供する取引先の紹介があります。この場合、取引先への個人情報の提供が発生しますが、原則として、収集目的を達するために必要な範囲内にとどめることとします。斡旋サービスごとに個別に申込書を記入していただき、取引先においての適正な管理を確認したうえで提供します。尚、この情報は、パルシステム茨城が保有する組合員個人情報とは切り離した形で提供します。

3. 個人情報に関する法令及びその他の規範の遵守

パルシステム茨城は、内部統制委員会を通して個人情報に関する法令・条例及びその他規範を特定し、これらを遵守する業務管理を徹底することで法令の遵守を確実に行います。

4. 個人情報保護に関する取り組みの継続的改善について

パルシステム茨城は、個人情報保護に関する取り組みを内部統制委員会を通じて、継続的に見直し、改善・向上に努めます。
これは進化しつづけるパルシステム茨城の事業において、継続的に有効な個人情報保護の取り組みを続けるとともに、必要のない個人情報の利用を削減することが業務の効率化を図るために不可欠なものだと認識しております。

5. この方針を文書化し、役・職員に周知させます

パルシステム茨城は、個人情報の確実な管理を行うため、役・職員一人一人がその重要性について把握して業務に反映することが不可欠であると認識しております。
この個人情報保護方針は、文書化して、当生協すべての役・職員はもとより関係者に周知し、役・職員が個人情報管理の目的を達成することに努めます。また、パルシステム茨城に関心を持つすべての方が、私たちの考え方についてご理解頂けるよう、ウェブサイト等を通じてこの方針を公開します。

6. パルシステム茨城の範囲

パルシステム茨城では、生協・法人の枠を超えて単一の組織として個人情報を管理いたします。
パルシステム茨城の構成・法人は、次の通りです。

生活協同組合パルシステム茨城
株式会社 未来
特定非営利活動法人セカンドリーグ茨城
パルシステム生活協同組合連合会
パルシステム共済生活協同組合連合会
生活協同組合パルシステム東京
生活協同組合パルシステム神奈川ゆめコープ
生活協同組合パルシステム千葉
生活協同組合パルシステム埼玉
生活協同組合パルシステム山梨
生活協同組合パルシステム群馬
生活協同組合パルシステム福島
生活協同組合パルシステム静岡
新潟ときめき生活協同組合
株式会社パル・ミート
株式会社ジーピーエス
株式会社パルブレッド
株式会社パルシステム・リレーションズ
株式会社パルふれあいサービス
株式会社パルシステム電力
株式会社パルシステム発電
株式会社パルライン
日本生活協同組合連合会
日本コープ共済生活協同組合連合会

7. 個人情報に関する問い合わせ先

パルシステム茨城は、お預りした個人情報及びその管理等に関するお問い合わせを受け付けます。
このお問い合わせ窓口では、次の事項について受付、確認及び対応します。

  • お預かりした個人情報の内容の訂正等について
  • お預かりした個人情報の入手手段等に関するお問い合わせについて
  • お預かりした個人情報の第三者提供に関するお問い合わせについて

これらについて、お問い合わせを頂き、その結果、情報が不正確な場合や問題がある取扱いについて事実が判明した場合は、適切な対応をとりご報告します。

お問い合わせ窓口は次の通りです。

  • 組合員のお問い合わせ窓口:加入しておられる各センター
  • パルシステム茨城加入等に関するお問い合わせ窓口:加入しておられる各センター
  • その他:生活協同組合パルシステム茨城 人事総務部 029-227-2225

2005年4月1日制定
2017年6月28日一部改定
生活協同組合パルシステム茨城

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